Szervezeti és Működési Szabályzat
1. melléklet a 125 /2020.(VI.5.) határozathoz
Kisvárdai Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata
Kisvárda Város Önkormányzatának Képviselő-testülete Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény /a továbbiakban: Mötv./ 84.§-a alapján Kisvárda Város Önkormányzata működésére, valamint a polgármester vagy a jegyző feladat-és hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására önálló polgármesteri hivatalt alakít és tart fenn. A hivatal közreműködik az önkormányzatok egymás közötti, valamint az állami szervekkel történő együttműködésének összehangolásában.
A hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatának tartalmi elemeit az Államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról kiadott 368/2011. (XII.31.) Kormányrendelet 13. §-a szabályozza.
I.
A Kisvárdai Polgármesteri Hivatal azonosító adatai, jogállása
1./ Megnevezése: Kisvárdai Polgármesteri Hivatal
Egységes szerkezetű alapító okirat száma, kelte:
Kisvárda Város Önkormányzata Képviselő-testületének 295/2019.(XII.12.) ÖKT. határozata
Kisvárda Város Önkormányzata Képviselő-testületének 34/2020.( II.12.) ÖKT. határozata
Az alapítás időpontja: 2020. január 1.
2.1./ A Kisvárdai Polgármesteri Hivatal székhelye: 4600. Kisvárda, Szent László utca. 7-11.
a./ rövidített neve: Polgármesteri Hivatal
b./ levélcíme: 4600. Kisvárda, Postafiók: 83
c./ telefon száma: 45/500-700
d./ telefax száma: 45/405-128
2.2./elektronikus levelezési címe: hivatal@kisvarda.hu
3./ A Kisvárdai Polgármesteri Hivatal jogállása, irányítása:
a/ A Polgármesteri Hivatal a képviselő-testület szerve, az önkormányzat működésével, valamint a közigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat látja el, segíti a helyi nemzetiségi önkormányzatok működését.
b/ A Polgármesteri Hivatal Kisvárda Város Önkormányzata Képviselő-testülete által alapított költségvetési szerv, jogi személy. A Polgármesteri Hivatal illetékessége Kisvárda város közigazgatási területére terjed ki.
c/ A Polgármesteri Hivatalt Kisvárda Város Polgármestere irányítja az Mötv. 67.§ (1) bekezdés a) pontja szerint. Az államigazgatási feladatok ellátása körében a Képviselő-testület a Hivatalt nem irányíthatja, ebben a körben utasítást a jegyzőnek nem adhat.
d/ A Polgármesteri Hivatalt a jegyző vezeti és képviseli.
e/ Gazdálkodási jogköre: gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv.
f/ A Polgármesteri Hivatal polgármesteri kabinetre és osztályokra tagozódik.
A Hivatali szervezetben működő osztályok:
- Polgármesteri Kabinet
- Önkormányzati és Intézményirányító Osztály
- Lakosságszolgálati Osztály
- Kincstári, Jogi és Adóosztály
4./ A Kisvárdai Polgármesteri Hivatal jelzőszámai:
a/ A Polgármesteri Hivatal az alábbi jelzőszámokat használja:
- Megyekód: 15
- Hivatali kapu azonosító (KRID): 703055144
- Szakági azonosító: 8411
- KSH kód: 1509265
- Törzsszám: 844459
- KSH azonosító: 15844459-8411-325-15
- Számlavezető pénzintézet számlaszáma: 10402805-50526590-56771008
- A Kisvárdai Polgármesteri Hivatal által vezetett bankszámlák számlaszámai:
Költségvetési elszámolási számlaszám: 10402805-50526590-56771008
b/ Költségvetési intézményi törzsszám:
- Adószám¨15844459-2-15
- Az általános fogalmi adóról szóló 1992. évi LXXIV. törvény 49. §. /2/ bekezdés b./ pontja alapján a Hivatal általános forgalmi adóalany.
5./ A Kisvárdai Polgármesteri Hivatal hivatalos bélyegzői:
A Polgármesteri Hivatal hivatalos bélyegzőinek lenyomatát, valamint a bélyegzőhasználati rendet külön belső szabályzat tartalmazza.
6./ A Kisvárdai Polgármesteri Hivatal működési rendje:
Hétfő – Kedd 730 órától 1600 óráig
Szerda 730 órától 1630 óráig,
Csütörtök 730 órától 1600 óráig
Péntek 730 órától 1300 óráig ebédidő nélkül
A napi munkaidőn belül 30 perc munkaközi szünet illeti meg a köztisztviselőt, melyet felváltva 1200 – 1300 óra közötti időben vehetnek igénybe az osztályvezető beosztása alapján.
Az ügyfélfogadás rendje:
Hétfő 800 órától 1200 óráig,
Kedd nincs ügyfélfogadás,
Szerda 800 órától 1200 óráig, 1300órától 1630óráig,
Csütörtök nincs ügyfélfogadás
Péntek 800 órától 1000 óráig.
7./ A helyettesítés rendje:
a/ A jegyzőt az aljegyző helyettesíti, a jegyzői, aljegyző tisztség egyidejű betöltetlensége, illetve tartós akadályoztatásuk esetén – legfeljebb hat hónap időtartamra- a jegyzői feladatokat a Kincstár, Jogi és Adóosztály vezetője látja el.
b/ Az ügyintézők a munkaköri leírásukban foglaltak szerint helyettesítik egymást, a jegyzőnek kell gondoskodnia arról, hogy a Polgármesteri Hivatalban kiadott munkaköri leírások pontosan meghatározzák:
- az adott munkakört helyettesítő munkaköröket, valamint
- az adott munkakör által helyettesítendő munkaköröket.
c/ Az ügyviteli dolgozók helyettesítését az Önkormányzati és Intézményirányító Osztály /vagy a jegyző/ szervezi meg. A fizikai dolgozók helyettesítéséről az illetékes osztályvezető gondoskodik.
d/ Munkaviszony megszűnése, munkakör, illetőleg beosztás változása esetén:
- a jegyző esetében a polgármester,
- az aljegyző és osztályvezetők esetében a jegyző,
- az ügyintézők esetében az illetékes osztályvezető
8./ Ügyiratkezelés:
a/ A Polgármesteri Hivatal ügyiratkezelése központosított. Az iratok iktatását és szerelésük legfontosabb teendőit a számítógépes nyilvántartással az Önkormányzati és Intézményirányító Osztály keretében működő központi iktatóban végzik.
b/ A minősített iratok kezelésével és megőrzésével kapcsolatos feladatokat az Önkormányzati és Intézményirányító Osztály ezzel megbízott dolgozója végzi a minősített iratokra vonatkozó szabályok szerint.
c/ A Polgármesteri Hivatalhoz érkező postát az Önkormányzati és Intézményirányító Osztály ezzel megbízott dolgozója bontja és a
- polgármesternek, képviselő-testületnek /önkormányzatnak/ címzett küldeményeket a polgármesternek,
- a jegyzőnek címzett, valamint a belső szervezeti egységre tartozó küldeményeket a jegyzőnek továbbítja.
9./ A kiadmányozás rendje:
A polgármester hatáskörébe tartozó ügyek kiadmányozásának rendjét polgármesteri utasítás tartalmazza.
A jegyző hatáskörébe tartozó ügyekben a Polgármesteri Hivatal kiadmányozási rendjét jegyzői utasítás tartalmazza.
A polgármester hatáskörébe tartozó ügyekben az alábbi fejrészt kell használni:
„Kisvárda Város
P o l g á r m e s t e r é t ő l
Kisvárda, Szent László utca. 7-11.
Telefonszám: 45/500-751.”
A jegyző hatáskörébe tartozó ügyekben az ügyiratokon az alábbi fejrészt kell
használni:
„Kisvárda Város
J e g y z ő j é t ő l
Kisvárda, Szent László utca. 7-11.
Telefonszám: 45/500-753.”
10./ Gépjármű igénylés:
- A Polgármesteri Hivatali dolgozók a hivatali gépkocsi hivatalos célú használatát a Polgármesteri Kabineten keresztül az e célra alkalmazott nyilvántartásba való bejegyzéssel igényelhetik.
- A hivatali gépkocsi hiányában sürgős, indokolt esetben a saját gépjármű hivatali célú használatát a jegyző engedélyezi a Polgármesteri Hivatal beosztott dolgozói részére.
- A tisztségviselők gépkocsi igénye előnyt élvez.
A gépjárműigénylésről és a saját gépjármű hivatali használatáról külön jegyzői szabályzat rendelkezik.
11./ Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség:
A közszolgálatban álló személy vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségét az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény alapján készült külön szabályzat tartalmazza.
II.
Az ellátandó feladatok
1./ A Kisvárdai Polgármesteri Hivatal általános feladatai:
- A képviselő-testület és a bizottságok, a nemzetiségi önkormányzati képviselő-testületek működésével, valamint a polgármester és a jegyző tevékenységével kapcsolatban meghatározott feladatok ellátása.
A bizottságok adminisztratív feladatait az alábbi osztályok segítik:
- Jogi, Ügyrendi és Fejlesztési Bizottság: Önkormányzati és Intézményirányító Osztály
- Oktatási, Kulturális, Szabadidő- és Sport Bizottság: - „ -
- Pénzügyi és Számvizsgáló Bizottság: - „ -
- Városüzemeltetési, Szociális és Egészségügyi Bizottság: Lakosságszolgálati Osztály
- A képviselők és az országgyűlési képviselő munkájának segítése.
- A társadalmi szervekkel, társszervekkel, közszolgáltatást végző szervekkel való
együttműködés.
- A Szociális és Gyermekjóléti Intézményfenntartó Társulás működésével, szervezésével kapcsolatos adminisztratív feladatok végzése.
- Az önkormányzat, a nemzetiségi önkormányzat az önkormányzat által létrehozott és fenntartott intézmények költségvetésének, zárszámadásának, évközi beszámolónak és az azzal kapcsolatos könyvelési, adminisztrációs feladatok végzését az Áht. és más jogszabályokban foglaltaknak megfelelően.
2./ A Kisvárdai Polgármesteri Hivatal alaptevékenységként a következő feladatokat látja el:
Aköltségvetésiszervalaptevékenységénekjellegeszerintiszakágazatibesorolása:
a./A hivatal ellátja a Mötv-ben és a vonatkozó egyéb jogszabályokban a számára meghatározott feladatokat Kisvárda vonatkozásában.
Ellátja az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat. Gondoskodik a helyi önkormányzat bevételeivel és kiadásaival kapcsolatban a tervezési, gazdálkodási, ellenőrzési, finanszírozási, adatszolgáltatási és beszámolási feladatok ellátásáról. Ellátja az önkormányzati fenntartású intézmények és a kisvárdai székhelyű társulás gazdálkodásával, költségvetési tervezéssel és végrehajtással, beszámolással kapcsolatos feladatait.
- b./A költségvetési szerv főtevékenységének államháztartási szakágazati besorolása:
| szakágazat száma | szakágazat megnevezése | |
| 841105 | Helyi önkormányzatok és társulások igazgatási tevékenysége |
A költségvetési szerv alaptevékenységének kormányzati funkció szerinti megjelölése:
| kormányzati funkciószám | kormányzati funkció megnevezése | |
| 1 | 011130 | Önkormányzatok és önkormányzati hivatalok jogalkotó és általános igazgatási tevékenysége |
| 2 | 011140 | Országos és helyi nemzetiségi önkormányzatok igazgatási tevékenysége |
| 3 | 011220 | Adó-, vám- és jövedéki igazgatás |
| 4 | 013210 | Átfogó tervezési és statisztikai szolgáltatások |
| 5 | 013330 | Pályázat-és támogatáskezelés, ellenőrzés |
| 6 | 013360 | Más szerv részére végzett pénzügyi- gazdálkodási, üzemeltetési, egyéb szolgáltatások |
| 7 | 016010 | Országgyűlési, önkormányzati és európai parlamenti képviselő-választásokhoz kapcsolódó tevékenységek |
| 8 | 016020 | Országos és helyi népszavazással kapcsolatos tevékenységek |
| 9 | 016030 | Állampolgársági ügyek |
| 10 | 016080 | Kiemelt állami és önkormányzati rendezvények |
| 11 | 044310 | Építésügyi igazgatás |
| 12 | 061010 | Lakáspolitika igazgatása |
| 13 | 076010 | Egészségügy igazgatása |
| 14 | 082010 | Kultúra igazgatása |
| 15 | 084070 | A fiatalok társadalmi integrációját segítő struktúra, szakmai szolgáltatások fejlesztése, működtetése |
| 16 | 098010 | Oktatás igazgatása |
| 17 | 109010 | Szociális szolgáltatások igazgatása |
c/ Kiegészítő tevékenység: nincs
d/ Kisegítő tevékenység: nincs
e/ Vállalkozási tevékenység: nincs
III.
A Kisvárdai Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése és működésének rendje
1./ A Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése:
A Polgármesteri Hivatal engedélyezett létszámkerete: 35 fő
A Polgármesteri Hivatal élén a jegyző áll.
A polgármester a polgármesteri hivatal irányítása során:
1.1 A Polgármesteri Hivatallal összefüggő irányítási jogosultságokat a polgármester gyakorolja. (Mötv. 67.§ (1) bek.)
1.1.1.a) a képviselő-testület döntései szerint és saját hatáskörében irányítja az önkormányzati hivatalt.
A polgármesteri hivatal irányítása jogkörében a polgármester gondoskodik a hivatal rendeltetésszerű működéséről, meggyőződik a testületi határozatok végrehajtása színvonaláról, tájékozódik az ügyintézés általános helyzetéről az eredményesség és a társadalmi hatás nézőpontjából értékeli a hivatal tevékenységét.
Irányító munkáját a hivatali apparátus tekintetében, a jegyző, mint a hivatal vezetőjének közreműködésével végzi. A polgármester a polgármesteri hivatallal szembeni elvárásokat a jegyző közvetítésével juttatja el a hivatal dolgozóihoz.
1.1.1.b) a jegyző javaslatainak figyelembevételével meghatározza a polgármesteri hivatal feladatait az önkormányzat munkájának a szervezésében, a döntések előkészítésében és végrehajtásában.
A polgármester a jegyző javaslatai alapján határozza meg, hogy az önkormányzat munkájának a szervezésében, a döntések előkészítésében és végrehajtásában a polgármesteri hivatal hogyan vesz részt, milyen feladatokat lát el. Ez a jogkör azonban nem jelenti a jegyző hatáskörébe tartozó államigazgatási feladatokba, hatósági jogkörökbe való beavatkozást. Az államigazgatási feladatokat, hatósági jogköröket annak jogszabályi címzettje (jegyző, polgármester, polgármesteri hivatal ügyintézője) önállóan gyakorolja.
A polgármester a közös önkormányzati hivatalnak, mint szervezeti egységnek a feladatait határozza meg, az egyes köztisztviselők munkaköri feladatait nem jogosult meghatározni.
1.1.1.c) a jegyző javaslatára előterjesztést nyújt be a képviselő-testületnek a hivatal belső szervezeti tagozódásának, létszámának, munkarendjének, valamint ügyfélfogadási rendjének meghatározására.
1.1.2. A Polgármester:
Az irányítási jogosultságok közül közvetlenül irányítja a Polgármesteri Kabinetet az alábbi feladatellátások vonatkozásában:
- Polgármesteri Titkárság
- Kommunikáció, marketing
- Nemzetközi és társadalmi kapcsolatok
- Pályázati feladatok
- Stratégiai feladatok
- Beruházások előkészítése, lebonyolítása, ellenőrzése
- Informatikai feladatok
-A Polgármesteri Hivatal belső technikai kiszolgálásával (gondnoksági szolgálat) kapcsolatos feladatok
- A városi főépítész által ellátott feladatok
- Egyéb feladatok
- a hatáskörébe tartozó ügyekben szabályozza a kiadmányozás rendjét, egyes ügyekben a kiadmányozás teljes-, vagy részjogát a jegyzőre, a hivatal dolgozóira átruházhatja;
- A Mötv. 81.§. (4) bekezdése értelmében a polgármester egyetértése szükséges – az általa meghatározott körben – a polgármesteri hivatal köztisztviselője, alkalmazottja kinevezéséhez, bérezéséhez, vezetői megbízásához, felmentéséhez, vezetői megbízásának visszavonásához és jutalmazásához.
- rendszeresen tájékozódik a Hivatal önkormányzati munkát segítő tevékenységéről.
2./ A jegyző által ellátott feladat- és hatáskörök:
A jegyző alapvető feladat- és hatáskörét a központi jogszabályok, valamint a helyi önkormányzati rendeletek határozzák meg.
A jegyző főbb feladat- és hatásköre:
- vezeti a Polgármesteri Hivatalt, ennek keretében gyakorolja a munkáltatói jogköröket, meghatározza az egyes osztályok feladatait;
- szervezi a Hivatal munkáját, ennek érdekében rendszeres értekezletet tart az osztályvezetőknek és évente legalább egyszer apparátusi értekezletet;
- rendszeres munkakapcsolatot tart fenn a polgármesterekkel, valamint a bizottsági elnökökkel az önkormányzati és a bizottsági tevékenységük segítése érdekében;
- jelzéssel él a képviselő-testületek, a bizottságok és a polgármesterek, társulási tanács felé, ha döntésüknél jogszabálysértést észlel;
- folyamatosan kapcsolatot tart a szervezeti egységek vezetőivel, meghatározza a jogszabályok és önkormányzati döntések végrehajtásával kapcsolatos teendőiket, a célok eléréséhez szükséges konkrét feladatokat a szervezeti egységek részére, irányítja, szervezi és koordinálja, valamint ellenőrzi a feladatok folyamatos végrehajtását, folyamatosan megteszi a szükséges intézkedéseket;
- feladat- és hatáskörében szabályozza a kiadmányozás rendjét;
- képviseli a Polgármesteri Hivatalt;
- kiadja a Polgármesteri Hivatal megfelelő működéséhez szükséges belső szabályzatokat;
- biztosítja a megfelelő színvonalú szakmai munkát, a munkavégzés személyi-, dologi- és technikai feltételeit, a belső információ-ellátást és áramlást a számítógépes hálózatot is felhasználva;
- gondoskodik a dolgozók rendszeres képzéséről, továbbképzéséről;
- irányítja, szervezi és összehangolja a lakossággal való kapcsolattartást, illetve a nem önkormányzati szervekkel történő együttműködést;
- az aljegyző, az osztályvezetők segítségével biztosítja az államigazgatási és önkormányzati hatósági ügyek jogszerű, méltányos intézését;
- irányítja, felügyeli és ellenőrzi a Hivatal operatív gazdálkodását, biztosítja a belső ellenőrzést, kötelezettséget vállal a Hivatal bér- és dologi költségvetése körében;
- kinevezi, megbízza, felmenti és jutalmazza az osztályvezetőket, ügyintézőket a polgármestere egyetértésével,
- önállóan dönt az ügyvitelt ellátók és a fizikai dolgozók kinevezése, megbízása felmentése ügyében;
- önállóan gyakorolja az egyéb munkáltatói jogokat /munkaköri leírás, szabadság engedélyezése, kiküldetés/;
- az osztályvezetők véleményének kikérésével értékeli a köztisztviselők teljesítményét, elvégzi a minősítésüket,
- megszervezi és biztosítja a polgármester államigazgatási feladat- és hatásköre ellátásának feltételeit, döntésre előkészíti az ügyeket;
- saját feladatai ellátásáról, illetve a Hivatal munkájáról kérésre beszámol a képviselő-testületnek, bizottságainak, valamint a polgármesternek;
- dönt a hatáskörébe tartozó és azokban a hatósági ügyekben, amelyeket a polgármester ad át;
- tárgyévre vonatkozóan meghatározza a teljesítmény követelményeket, értékeléseket, az osztályvezetők közreműködésével.
Az aljegyző:
Munkaköri leírása alapján:
-távollétében, vagy a jegyző megbízása szerint ellátja a jegyző helyettesítését;
-elősegíti a hatósági ügyek jogszerű, méltányos, kulturált intézését, a törvényesség betartását;
-ellátja a jegyző által átadott egyéb feladat- és hatásköröket, segíti a jegyző hivatalvezetői teendőinek elvégzését, illetve közreműködik abban.
3./ A Kisvárdai Polgármesteri Hivatal belső szervezeti tagozódása és működése:
3.1. A Kisvárdai Polgármesteri Hivatal belső szervezeti tagozódása:
A Polgármesteri Hivatal osztályokra és polgármesteri kabinetre tagozódik.
A belső szervezeti egységek /osztályok/ élén osztályvezető áll a Kttv. szerinti főosztályvezető-helyettesi szintnek megfelelő határozatlan idejű vezetői megbízással, melyet a jegyzőtől kap a polgármester egyetértésével. A polgármesteri kabinet vezetőjének megbízása is főosztályvezető-helyettesi szintnek megfelelő osztályvezetői megbízásnak minősül.
Az osztályok és a kabinet egymással mellérendeltségi viszonyban állnak és kötelesek együttműködni a feladatok ellátásában.
3.2. A Kisvárdai Polgármesteri Hivatal szervezeti egységeinek vezetője:
Az osztályvezető
a/ vezeti, irányítja az osztályt, felügyeli az ügyintézők tevékenységét, szervezi, koordinálja az osztály feladatkörébe tartozó ügyek intézését;
b/ gyakorolja az átruházott jegyzői hatásköröket;
c/ biztosítja az osztály összehangolt működését, végzi az osztályok közötti szükséges koordinációt, indokolt esetben a jegyző segítségét kéri;
d/ képviseli az osztályt, tájékoztatót ad, illetve beszámol az osztály munkájáról;
e/ gazdálkodik az önkormányzati költségvetésben jóváhagyott feladatkörébe tartozó működési költségeket érintően. A polgármester által aláírt szerződések folyamatos teljesítéséről nyilvántartást vezet, teljes személyes felelősséggel tartozik azok betartásáért;
f/ felelős a költségvetés tervezetének összeállításáért, végrehajtásáért;
g/ az osztály feladatkörét érintő helyi rendeleteket és szabályzatokat folyamatosan felülvizsgálja, és írásos javaslatot készít azok aktualizálására, megszervezi osztályát érintően az aktuális rendeletek végrehajtását;
h/ tanácskozási joggal részt vesz a képviselő-testület, - esetenként a bizottságok ülésein -, különböző értekezleteken, gondoskodik az elhangzottak végrehajtásáról;
i/ előkészíti az osztály dolgozóinak minősítési tervezetét, teljesítmény-követelményének meghatározását, illetve értékelését,
j/ előkészíti a beosztott dolgozók munkaköri leírását, a munkaköri leírásban szabályozza a saját- és dolgozói helyettesítési rendjét is;
k/ figyelemmel kíséri a hozzá tartozó szakfeladatok működési feltételeit, rendkívüli helyzetekkel összefüggő, súlyos működési zavarok esetén azonnali átmeneti intézkedéseket tesz;
l/ a képviselő-testület által hozott rendeletek és határozatok végrehajtásának megszervezése, ellenőrzése.
3.3. A Kisvárdai Polgármesteri Hivatal munkaszervezeti egységei:
A Kisvárdai Polgármesteri Hivatal az alábbi osztályokból áll:
-Polgármesteri Kabinet,
-Önkormányzati és Intézményirányító Osztály,
-Lakosságszolgálati Osztály,
-Kincstári, Jogi és Adóosztály.
Az osztályok részletes feladatai:
3.3.1. Polgármesteri Kabinet
3.3.1.1. A szervezeti egység elnevezése:
Kisvárdai Polgármesteri Hivatal Polgármesteri Kabinet (Kabinet)
3.3.1.2. Jogi személyisége:
A kabinet a Polgármesteri Hivatal önálló jogi személyiséggel nem rendelkező egysége, melynek feladatai, működésének általános szabályait jelen szabályzat tartalmazza.
3.3.1.3. A kabinet tevékenységét a polgármester közvetlenül irányítja és felügyeli. A kabinetet a polgármester közvetlen irányítása mellett a kabinetvezető vezeti. A kabinet köztisztviselői felett – a polgármester egyetértésével – a jegyző gyakorolja a munkáltatói jogokat.
3.3.1.4. A kabinet által ellátandó feladatok:
a/ polgármesteri titkárság
b/ kommunikáció-marketing
c/ nemzetközi és társadalmi kapcsolatok
d/ pályázati feladatok
e/ stratégiai feladatok
f/ beruházások előkészítése, lebonyolítása, ellenőrzése
g/ informatikai feladatok
h/ a Polgármesteri Hivatal belső technikai kiszolgálásával /gondnoksági szolgálat/ kapcsolatos feladatok
i/ városi főépítész által ellátott feladatok
j/ egyéb feladatai
a/ Titkársági feladatok:
- A kabinet segíti a polgármester, alpolgármester (továbbiakban: tisztségviselők) munkáját, ellátja az ezzel összefüggő szervezési, technikai és adminisztrációs feladatokat, ennek keretében a Hivatal szervezeti egységeitől adatot, információt kérhet, s azt a tisztségviselők rendelkezésére bocsátja.
- Szervezi a tisztségviselők politikai, önkormányzati, kulturális és egyéb, a várost érintő programjait. Ellátja a tisztségviselők melletti titkársági ügykezelési, ügyviteli feladatokat.
- Háttéranyagok, összegző anyagok készítésével segíti a tisztségviselők munkáját, amelyhez információt kérhet a Hivatal szervezeti egységeitől.
- Figyelemmel kíséri a tisztségviselők feladatkörébe tartozó ügyek intézését, döntések végrehajtását.
- Kapcsolatot tart a Hivatal szervezeti egységeivel, tájékozódik az ott folyó munkáról, adatokat, háttéranyagokat kérhet tőlük.
- Figyelemmel kíséri a tisztségviselők napi, heti, havi és hosszabb-távú hivatali programját és azok előkészítéséről gondoskodik.
- Figyelemmel kíséri a polgármesteri és alpolgármesteri fogadónapon felvett panaszügyek intézését.
- Bonyolítja a tisztségviselőkhöz érkező vendégek, ügyfelek fogadását.
- Előkészíti a tisztségviselői értekezleteket, közreműködik az ott született döntések végrehajtásában.
- Megküldi a tisztségviselők megbízásából a jegyzőhöz, aljegyzőhöz, a szervezeti egységek vezetőihez vagy a hivatali köztisztviselőkhöz, alkalmazottakhoz címzett megkereséseket, utasításokat.
- Biztosítja a tisztségviselők ügyfélfogadásának rendjét.
b/ Kommunikáció - Marketing
- Figyeli, elemzi, tervezi a Képviselő-testület és szervei megjelenítését a helyi, megyei és az országos médiában.
- A médiával való kapcsolattartás az önkormányzat tevékenységének nyilvánossága érdekében. Ennek keretében szervezi sajtótájékoztatókat, kapcsolatot tart az önkormányzat intézményeivel, a helyi és megyei médiákkal. Rádió, televízió, nyomtatott sajtó és online sajtó reklámok előkészítése és propagálása érdekében.
- Szerkeszti és működteti a város internetes honlapját (www.kisvarda.hu)
- Marketing eszközökkel segíti a Kisvárdáról alkotott kép folyamatos pozitív irányú javítását. Ennek keretében kiállításokon, bemutatókon való városi, önkormányzati részvétel előkészítése, bonyolítása.
- Előkészíti vagy előkészítteti az illetékes hivatali osztályokon keresztül – a sajtónyilatkozat tervezetét és tisztségviselői egyeztetés után biztosítja a Képviselő-testület és a Hivatal sajtónyilatkozatainak megjelentetését.
- Szerkeszti és működteti a Kisvárda újságot, és gondoskodik a havi rendszerességgel történő megjelenéséről.
- Szervezi és összehangolja az Önkormányzati Képviselő-testület eseményeinek nyilvánosságát.
c/ Nemzetközi kapcsolatok
Előkészíti, felügyeli, közreműködik, segít az önkormányzat nemzetközi kapcsolatainak kialakításával és fenntartásával kapcsolatos feladatok ellátásában.
Ennek keretében:
- Közreműködik az önkormányzat külföldi testvérvárosaival és partnervárosaival kapcsolatos feladatok ellátásában.
- Segíti a külkapcsolatokból adódó feladatok végrehajtását.
- Közreműködik a külföldi delegációk fogadásával kapcsolatos feladatok ellátásában.
- Közreműködik a kisvárdai delegációk külföldi kiutazásának szervezésében.
- Segíti az önkormányzati intézmények nemzetközi kapcsolatait.
-Szervezi, vezeti a nemzetközi sajtó konferenciákat, szükség szerint háttáranyago-
kat készít.
Társadalmi kapcsolatok:
- Ellátja a társadalmi szervezetekkel, egyéb szervezetekkel, más önkormányzatokkal való kapcsolatok és együttműködés szervezését, bonyolítását, koordinálását.
- Közreműködik a kultúrával, turizmussal, idegenforgalommal és marketinggel kapcsolatos önkormányzati feladatok ellátásában.
- A tisztségviselők lakossági, társadalmi kapcsolatainak erősítése érdekében szervezi fogadóóráikat, közreműködik az ott felvetődött problémák megoldásában.
- Biztosítja és közreműködik a civil szervezetekkel való rendszeres kapcsolattartásban.
- Előjegyzi és szükség szerint kiértesíti a tisztségviselők fogadóórájára bejelentkező ügyfeleket.
- Szakmai és lakossági fórumok szervezésével biztosítja a tisztségviselők döntéseinek, elképzeléseinek nyilvánosságát.
d) Pályázati feladatok
- Közreműködik, koordinál az Európai Unió és más pályázati lehetőségek feltárásában.
- Segíti a nem önkormányzati szervekkel közös pályázatok koordinálást.
- Kapcsolatot tart a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Közgyűlés Elnökével a megyei és helyi szintű fejlesztési igények összehangolása céljából.
- Kapcsolatot tart, együttműködik, koordinál a külső pályázat írókkal és a pályázathoz tartozó illetékes hivatali osztályokkal.
- Közreműködik a területfejlesztési, térségi feladatok ellátásában.
- Koordinálja a fejlesztési célú támogatások pályázatait.
- Elemzi, értékeli a pályázati projektek végrehajtásának tapasztalatait.
- Együttműködik a hivatali osztályokkal, illetve az önkormányzati érdekkörbe tartozó intézményekkel, cégekkel a pályázati kiírások, illetve dokumentációk megfelelő értelmezésében.
e) Stratégiai feladatok
- Részt vesz a tisztségviselői döntést előkészítő javaslatok kidolgozásában.
- Részt vesz a tisztségviselői, illetve önkormányzati szintű elemzések, információs anyagok készítésében, azok összeállításában.
- Közreműködik az országos koncepciók, programok, pályázati kiírások véleményezésében, javaslatok kidolgozásában.
- Részt vesz a települési, fejlesztési programok, akciótervek készítésében, véleményezésében.
- Közreműködik a városfejlesztési projektek előkészítésére vonatkozó javaslatok kidolgozásában.
- Közreműködik a gazdasági programtervezetek kidolgozásában.
- Közreműködik az önkormányzati költségvetési koncepció elkészítésében, a költségvetési javaslat kidolgozásában, a költségvetési-rendelet módosításában.
- Közreműködik a befektető partnerek, külső fejlesztők tájékoztatásában. A projektek megvalósítását akadályozó körülmények elhárításában segítséget nyújt.
- Gondoskodik és koordinálja a feladatait érintő képviselő-testületi döntések végrehajtását.
- Kapcsolatot tart az önkormányzati érdekeltségű gazdasági társaságokkal és intézményekkel.
f) A beruházások előkészítésével, lebonyolításával, ellenőrzésével kapcsolatos feladatai:
-Közreműködik az önkormányzat és intézményei, illetve az önkormányzat 100%-os tulajdonában lévő gazdasági társaságok által megvalósítandó beruházási munkák előkészítésében, bonyolításában a jogszabályokban meghatározottak szerint.
- Közreműködik a közbeszerzési eljárások szakmai előkészítésében, lebonyolításában. Szükség szerint elkészíti a közbeszerzési eljáráshoz szükséges felhívást, dokumentációkat.
- Elkészíti az önkormányzat közbeszerzési tervét.
- Közreműködik az önkormányzat éves költségvetési rendeletének elkészítésében, a költségvetés módosításában, valamint a beszámolók fejlesztési bevételeire és kiadásaira vonatkozó részek elkészítésében.
- Közreműködik az Európai Uniós és más pályázatok előkészítésében, a hazai és nemzetközi támogatási források igénylésében, pénzügyi, szakmai tartalmának elszámolásában.
- Részt vesz a beruházások, felújítások megkezdésekor a munkaterület átadásában, a munkálatok befejezésekor a műszaki átadás – átvételi eljárás lebonyolításában és a próbaüzem eljárásokon az önkormányzat képviseletében.
- Az évközi- és éves beruházási statisztikai jelentést elkészíti.
- Közreműködik a beruházásokkal összefüggő szerződések előkészítésében.
- Közreműködik az önkormányzat képviseletében a kisajátítások lebonyolításában.
- Az átadott és átvett létesítmények garanciális felülvizsgálatainak meghirdetése, a garanciális munkák elvégeztetése és ellenőrzése a kivitelezőkkel.
- Kapcsolatot tart a beruházások, felújítások kivitelezőivel, ellenőrzi a munkálatokat, bejegyez az építési naplóba, kötelezettséget nem vállalhat.
- Ingatlan beruházások, felújítások kivitelezői részére az átadás előkészítése során a közüzemi szolgáltatók felé az ideiglenes, vagy végleges szolgáltatás kikapcsolása, megszűntetése ideiglenes vételezési hely biztosítása iránt intézkedik, a bekövetkezett változásról egyidejűleg tájékoztatja a Kincstár- és Jogi Adóosztály vezetőjét a változás pénzügyi, vagyoni nyilvántartásokban történő átvezetése végett.
- Végzi az önkormányzat vagyongazdálkodásáról szóló rendeletben meghatározott feladatok előkészítését, a döntések végrehajtását.
- Előkészíti az önkormányzati törzsvagyon és vállalkozói vagyon működtetésével és hasznosításával kapcsolatos döntéseket, gondoskodik azok végrehajtásáról.
- Előkészíti a vagyongazdálkodás körébe tartozó vagyonügyleteket, gondoskodik az abban foglaltak teljesítéséről.
- Közreműködik az önkormányzat számlavezető pénzintézetével való kapcsolattartásban, gondoskodik a fejlesztésekhez szükséges alszámlák nyitásáról.
- Közreműködik a felvett kötvény beruházási célokra történő lehívásában.
- A beruházások átadását követően biztosítja a szükséges okiratokat a vagyonkataszterben történő nyilvántartások céljából.
- Részt vesz szakmai (turisztikai) programok, rendezvények előkészítésében, szervezésében, lebonyolításában, értékelésében.
- Szakmai kapcsolatot tart az együttműködő partnerekkel (TDM szervezetek, támogatók stb.) közös együttműködés, akcióprogramok lebonyolítása.
- Egyeztet a Kincstár- és Jogi, Adóosztállyal a beruházások lebonyolítása céljából.
- Szakhatóságként elvégzi a telekalakítással kapcsolatos feladatokat.
g/ Informatikai feladatok:
- Szervezi és irányítja az informatikai feladatokat.
- Kapcsolatot tart a Magyar Államkincstár Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Igazgatóságával a szervezeti egységekkel a programok elkészítéséhez szükséges adatgyűjtés érdekében.
- Biztosítja az ügyintézés egyszerűsítését, segíti a gépi feldolgozási rendszer kialakítását.
- Közreműködik az informatikai koncepció fejlesztési stratégia kidolgozásában, kapcsolat-tartásában, illetve felügyeletében.
- Közreműködik az informatikai fejlesztési célprogramok kidolgozásában, menedzselésében, felügyeletében.
- Ellátja az informatikai szolgáltatások minőségének, hasznosításának vizsgálatát, javaslat kidolgozását azok továbbfejlesztésére.
- A jegyző által meghatározott rendszerek tekintetében ellátja a rendszer és adatgazda feladatokat, illetve felügyeletet.
- Gondoskodik az informatikai műszaki infrastruktúra üzembenntartásáról, folyamatos működőképességének biztosításáról.
- Gondoskodik az egyes alkalmazások működési biztonságának fenntartásáról, valamint az ún. kiszolgáló feladatok ellátásáról.
- A jegyző által meghatározottak szerint ellátja az informatikai képzési, ismeretterjesztési
feladatokat,
- Közreműködik az önkormányzat informatikai érdekképviseletében.
h/ A Polgármesteri Hivatal belső technikai kiszolgálásával /gondnoksági szolgálat/ kapcsolatos feladatok
- Ellátja a Hivatalban lévő az állóeszköz-gazdálkodással, beszerzéssel, bevételezéssel, nyilvántartással kapcsolatos feladatokat;
- Ellátja a fogyóeszköz beszerzési-, bevételezési-, kiadási-, nyilvántartási feladatokat.
- A Hivatal Kincstári, Jogi és Adóosztályával közösen végzi a leltározási feladatokat.
- Gondoskodik a Hivatal által hivatali célra használt gépjárművek üzemeltetéséről.
- Gondoskodik a polgármesteri hivatal épületének üzemeltetéséről.
- Ellátja a Hivatal feladatkörének teljesítéséhez szükséges nyomtatványok, kiadványok
biztosításával kapcsolatos feladatokat.
- Gondoskodik az önkormányzat és a Hivatal által fenntartott épületek vagyonvédelméről és tűzvédelméről, az ezzel összefüggő biztosítások megkötéséről.
- Nyilvántartja az önkormányzat és a közüzemi társaságok közötti közüzemi szerződéseket.
i/ A városi főépítész által ellátott általános feladatok:
- felkérésre az állami főépítésszel és az érintett önkormányzatok főépítészeivel együttműködve elősegíti a Kisvárda város területét érintő területrendezési és településszerkezeti tervek összhangjának kialakítását,
- folyamatosan figyelemmel kíséri a rendezési eszközök hatályosulását, tapasztalatairól évente tájékoztatást ad és összefoglaló jelentést készít a képviselő-testület részére,
- közreműködik a kulturális örökség védelméről szóló törvényben foglaltakkal, valamint a kulturális örökség védetté nyilvántartásának részletes szabályairól szóló miniszteri rendeletben foglaltakkal kapcsolatos önkormányzati feladatok ellátásában,
- felkérésre szakmai véleményével, állásfoglalásaival segíti a térség illetve a település egységes táji és építészeti arculatának alakítását,
- közreműködik a településrendezési eszközök nyilvántartására, a szabályozásokon alapuló adatszolgáltatásra és az ezzel kapcsolatosan felmerülő költség megállapítására vonatkozó helyi szabályok előkészítésében,
- részt vesz – szükség szerint adatok szolgáltatásával – az illetékességi területére vonatkozó területi és települési információs rendszerek kialakításában és működtetésében,
A városi főépítész településrendezési terveinek, helyi építési szabályzatának elkészítésével, módosításával, felülvizsgálatával összefüggő feladatai:
- a döntésre előkészíti a rendezés alá vonandó területre vonatkozó javaslatot, a tervezési megbízás feltételeit és követelményeit,
- elkészíti az előzetes tájékoztatást az érdekelt államigazgatási szervek, az érintett állampolgárok, szervezetek, érdekképviseleti szervek, valamint a szomszédos és az érintett egyéb települések önkormányzati szervei részére a rendezés helyéről, céljáról, várható eredményéről,
- a településrendezési eszközök készítése során folyamatosan együttműködik a tervezőkkel és képviseli az önkormányzat érdekeit,
-
- szervezi és irányítja a településrendezési eszközök véleményezési eljárásait, ezek során biztosítja a településrendezési eszközök készítésének nyilvánosságát,
- a véleményezési eljárás befejezését követően a beérkezett észrevételek figyelembevételével döntésre előkészíti a településrendezési eszközöket,
- gondoskodik a megállapítás során hozott változtatások átvezetéséről, illetőleg szükség szerint az újbóli véleményeztetés lefolytatásáról,
- nyilvántartást vezet a település területére készült településrendezési eszközökről, valamint gondoskodik a hatályos településrendezési eszközöknek az önkormányzat honlapján történő közzétételéről,
- előkészíti az önkormányzat helyi építészeti értékek védelmével kapcsolatos szabályozását, és figyelemmel kíséri annak érvényesülését, gondoskodik az azokkal összefüggő nyilvántartás vezetéséről,
j) Egyéb feladatok:
- A polgármester, alpolgármester, kabinetvezető által meghatározott előterjesztéseket összeállítja.
- Végrehajtja az egyéb, polgármester, alpolgármester, kabinetvezető által meghatározott feladatokat.
- Ünnepek, közéleti rendezvények szervezése.,
- Előkészíti művészeti alkotások közterületen, valamint önkormányzati tulajdonú épületen való elhelyezésére, áthelyezésére, lebontására és felújítására vonatkozó testületi döntéseket,
- Elősegíti és támogatja a civil közösségek és szervezetek településvédő és szépítő, természet- és környezetvédő, közéleti, helytörténeti, művészeti és tudományos tevékenységét.
- Kezdeményezi és koordinálja az önkormányzat kiadói tevékenységét, közreműködik a különböző jellegű kiadványok szervezési, szerkesztési munkálataiban.
- Közreműködik a Magyar Színházak Fesztiváljának megrendezésében.
- Szervezi az állami és nemzeti ünnepeket, a közéleti, társadalmi és kulturális rendezvényeket, ápolja az ünnepek kultúráját.
- Közreműködik a helyi, regionális, kulturális turizmus lehetőségeinek felkutatásában, megteremtésében, a helyi társadalom különleges értékeinek bemutatásában.
- Kezdeményezi művészeti pályázatok meghirdetését,
3.3.1.5. A kabinet vezetőjének feladatai:
- Felelős a kabinet működéséért, feladatainak szakszerű, törvényes ellátásáért, az utasítások végrehajtásáért, a döntések előkészítéséért, végrehajtásáért,
- A kabinet nevében – és feladatkörében – önálló aláírási joggal rendelkezik, külön megbízás alapján.
- Felelős azon testületi anyagok határidőre történő előkészítéséért, melyek előterjesztése a kabinet feladatkörébe tartozik.
- Kapcsolatot tart – feladat és hatáskörében – az önkormányzati intézmények és gazdasági társaságok vezetőivel, a város gazdasági és társadalmi életének meghatározó személyiségeivel, közreműködik a városfejlesztéssel összefüggő döntések, intézkedések előkészítésében, végrehajtásában.
- Eljár a polgármester, alpolgármester nevében vagy megbízásából azok egyedi utasítása alapján.
3.3.2. Önkormányzati és Intézményirányító Osztály
Az osztály tevékenységének irányítását a jegyző látja el.
a/ Főbb feladatai: Az önkormányzati képviselő-testülettel, bizottságokkal, képviselő-testületi tagokkal kapcsolatos feladatok, a képviselő-testületet és hivatalt érintő jogi személyügyi, munkaügyi, informatikai, hivatal működését segítő feladatok, köz- foglalkoztatás szervezése, Roma-, Ruszin, Ukrán Nemzetiségi Önkormányzat működésének segítésével kapcsolatos és egyéb szervezési feladatok; továbbá köznevelési, közművelődési, sport, intézményfenntartói irányítással összefüggő feladatok, közreműködés a belső ellenőrzési feladatokban, ellátja az üzletek működésének engedélyezésével, a telepengedélyezéssel, a szálláshelyek engedélyezésével, a hátralékkezelési szolgáltatással, a települési gondozási támogatással, a rendszeres gyermekvédelmi kedvezménnyel, a szünidei gyermekétkeztetéssel kapcsolatos hatósági ügyeket.
E tevékenységének ellátása során:
- közreműködik a tisztségviselők, a képviselő-testület, a bizottságok munkájának szervezésében, munkafeltételeinek biztosításában;
- gondoskodik a képviselő-testület, a bizottságok elnökeinek felkérése alapján a képviselő-testület elé kerülő testületi anyagok, előterjesztések előkészítéséről, postázásáról, a testületi ülések napirendjeinek, meghívóinak összeállításáról, kiküldéséről;
- közreműködik a testületi határozati javaslatok jogszerűségének ellenőrzésében;
- a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Kormányhivatal törvénysértésre vonatkozó felhívásának vizsgálatában s a hozzá kapcsolódó egyéb feladatok előkészítésében közreműködik;
- koordinálja a bizottságok tevékenységét, határidőn belül felterjeszti az ülésekről készült jegyzőkönyveket a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Kormányhivatalhoz;
- nyilvántartja a testületi döntéseket, megszervezi a testület által hozott rendeletek, határozatok kihirdetését, végrehajtását, végzi a jogszabályban meghatározott kötelező adatszolgáltatási feladatokat;
- elkészíti a végrehajtásért felelősök jelentése alapján a lejárt határidejű határozatok végrehajtásáról szóló beszámoló tervezetét;
- készíti és törvényes határidőn belül felterjeszti az önkormányzati képviselő-testület üléséről készített jegyzőkönyvet a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Kormányhivatalhoz;
- tevékenyen részt vesz az önkormányzati bizottságok tájékoztatásában, munkájuk feltételeinek biztosításában, szervezésében az illetékes osztályok bevonásával;
- nyilvántartja a képviselői interpellációkat, figyelemmel kíséri intézésüket és a határidőben történő megválaszolását;
- közmeghallgatás megtartásában közreműködés;
- segíti az önkormányzati képviselők munkáját;
- közreműködik a nemzetiségi önkormányzatok munkájának szervezésében, ellátja az ügyviteli teendőket, így különösen a postai, kézbesítési, sokszorosítási feladatokat.
- szervezi, biztosítja az önkormányzat és a Hivatal jogi képviseletét, szerződések jogi felülvizsgálatát, ellenjegyzését a jegyző közreműködésével, illetve külső megbízás útján.
b/ Választással kapcsolatos feladatok
- A helyi önkormányzati képviselő- és polgármester, európai parlament tagjainak,valamint az országgyűlési képviselő választás és a helyi népszavazás, népi kezdeményezés előkészítésében, lebonyolításában való közreműködés;
- az országgyűlési egyéni, választókerületi, valamint a helyi választási bizottság, a szavazatszámláló bizottság megválasztásának előkészítése;
- a bírósági ülnökök megválasztásának előkészítése;
- a bírósági ülnök-jelölt választói jogának megállapításában való közreműködés;
- választási plakát elhelyezésének megszervezése;
- a választással kapcsolatos kifogások bíróságnak történő áttétele;
- egyéni választókerület sorszámának, területi beosztásának megállapításában történő közreműködés;
- szavazókörök számának, területi beosztásának megállapításában történő közreműködés;
- választási szerv mellett működő munkacsoport kinevezésének, eskütételének előkészítése;
- választási iratok szállítása;
- választók nyilvántartásának közszemlére tétele;
- választási szervek és a hivatali helyiségek címeinek közzététele;
- az Európai Parlament tagjainak választásában való közreműködés;
- szervezi, koordinálja a helyi és országgyűlési egyéni választókerület választási iroda munkáját.
c/ Önkormányzati feladatkör ellátásának felügyeletében közreműködés
- Tisztségviselők munkájának segítése;
- Hatáskör átruházása gyakorlásához utasítás adása, visszavonásának előkészítésében közreműködés.
- Javaslat-tervezet készítés a hivatal belső szervezeti tagozódására;
- Javaslat-tervezet készítés a hivatal munkarendjére és ügyfélfogadás rendjére vonatkozóan;
- Az önkormányzat működésével kapcsolatos egyes jegyző és polgármester által meghatározott feladatok ellátása;
- Közfoglalkoztatásra pályázatkészítés, foglalkoztatás megszervezése, foglalkoztatással összefüggő elszámolások végzése.
d/ Személyügyi, munkaügyi feladatok
- Az előírt munkaügyi és bérnyilvántartások vezetése;
- Munkaügyi tervezési munkák ellátása, együttműködve a Kincstári, Jogi és Adóosztállyal;
- A polgármester foglalkoztatási jogviszonyához kapcsolódó egyes munkaügyi intézkedések előkészítése, a személyzeti anyagok kezelése;
- Közszolgálati alapnyilvántartás vezetése, illetve az ahhoz kapcsolódó adatszolgáltatás teljesítése.
Ellátja a Hivatal munkavédelemmel kapcsolatos feladatait külön megbízás alapján.
e/ Iktatással összefüggő feladatai
.
- Végzi a hivatalba érkező ügyiratok iktatását külön szabályzatban foglaltak alapján,
- Végzi az önkormányzati feladatok és a Hivatal hatósági feladatainak ellátása során keletkezett iratok érintettek részére történő eljuttatását.
- Végzi az ügyiratok kezelésével kapcsolatos postabontási, iktatási, irattározási feladatokat számítógépen, végzi a titkos ügyiratkezelést.
- Átadókönyv segítségével gondoskodik az ügyiratok osztályokhoz történő eljuttatásáról.
- ellátja az iktatással kapcsolatos statisztikai szolgáltatást, szervezi a levéltárral történő együttműködést.
- gondoskodik a Hivatal bélyegzőinek kezelésével kapcsolatos feladatok ellátásáról, vezeti a bélyegző-nyilvántartást, és elvégzi a megszűnt bélyegzők megsemmisítésével kapcsolatos feladatokat.
f/ Köznevelési feladatkörében eljárva
- Közreműködik az önkormányzat által fenntartott és működtetett köznevelési intézmény működésének, gazdálkodásának törvényességének, hatékonyságának, a szakmai munka eredményességének, értékelésében, szakmai ellenőrzések, átvilágítások végzésében.
- Előkészíti a város köznevelési-feladatellátási, intézményhálózat működtetési és fejlesztési tervének meghatározására vonatkozó testületi döntéseket, ellenőrzi az intézkedési terv végrehajtását, valamint előkészíti felülvizsgálatát.
- Előkészíti a fenntartói irányítással összefüggő testületi döntéseket, közreműködik a rendeletek, határozatok végrehajtásában, a végrehajtás ellenőrzésében.
- Előkészíti a köznevelési megállapodásra vonatkozó testületi döntéseket.
g/ A közművelődési feladat- és hatáskör ellátása során
- Felügyeli és ellenőrzi az önkormányzati fenntartású közművelődési, közgyűjteményi és művészeti intézmények működését a belső ellenőrzés rendszerén keresztül,
- Közreműködik az önkormányzati művelődéspolitikai célkitűzések meghatározásában, megvalósításában.
- Előkészíti az önkormányzat közművelődési és kultúrpolitikai rendeleteit, gondoskodik azok felülvizsgálatáról és aktualizálásáról.
- Teljes körűen előkészíti a nemzeti, illetve helyi jelentőségű kulturális javak, valamint muzeális értékek feltárására, megóvására, védelmére és közkinccsé tételére vonatkozó önkormányzati döntéseket.
- Elősegíti és támogatja a nemzetiségek és az etnikai kisebbségek kulturális törekvéseit, a kulturális identitást szolgáló közművelődési formák létrehozását.
- Előkészíti az egyes közművelődési megállapodásokra vonatkozó testületi döntéseket, ellenőrzi azok végrehajtását, illetve előkészíti felülvizsgálatukat.
h/ A sport feladatok ellátása körében
- Részt vesz az Önkormányzat sportpolitikai célkitűzéseinek, hosszú távú sport-koncepciójának meghatározásában és megvalósításában; előkészíti a képviselő-testület testneveléssel, diáksporttal, szabadidő sporttal, versenysporttal, a természetjárással, valamint a turizmussal összefüggő döntéseit, közreműködik a határozatok és rendeletek végrehajtását.
- Együttműködik a sporttal foglalkozó helyi szervezetekkel.
- Közreműködik a gyermek- és ifjúsági sportot, a nők és a családok sportját, az utánpótlást, a hátrányos helyzetű társadalmi csoportok és a fogyatékosok sportját szolgáló tömeges részvétellel zajló rendezvények szervezésében, lebonyolításában.
- Működteti a sporttal kapcsolatos adatszolgáltatási- és információs rendszert.
i/ Az intézményirányítási feladatkörében eljárva
Közreműködik az alábbi önkormányzati, közművelődési, egészségügyi, városüzemeltetési intézmények létesítésével, irányításával, átszervezésével, megszüntetésével kapcsolatos testületi döntések előkészítésében, a rendeletek és határozatok végrehajtásában, a végrehajtás ellenőrzésében:
- Kisvárdai Várszínház és Művészetek Háza
- Várday István Városi Könyvtár
- Városi Egészségügyi Alapellátás
- Rétközi Múzeum
A fenti önkormányzati intézmények és költségvetési szervek pénzügyi, gazdasági tevékenységének ellenőrzését koordinálja, szervezi, irányítja, vezeti az ezzel kapcsolatos nyilvántartásokat a Kincstári, Jogi és Adóosztály közreműködésével.
Részt vesz az önkormányzati intézmények költségvetésének, beszámolójának előkészítésében.
Segíti az Önkormányzati Képviselő-testület tulajdonosi jogainak gyakorlását az Idegenforgalmi és Szabadidő Centrum Nonprofit Kft., a Kisvárdai Intézményműködtető Nonprofit Kft, a Kisvárdai Várfürdő Fejlesztő Kft. valamint a Kisvárdai Közmű Szolgáltató Kft. tevékenységének felügyelete során.
Ellátja a Szociális és Gyermekjóléti Intézményfenntartó Társulás működésével kapcsolatos adminisztratív feladatokat.
j/ Az Egészségügyi , szociális, gyermekvédelmi feladat- és hatáskör ellátása során
- Előkészíti az egészségügyi alapellátásra, járó beteg szakellátásra vonatkozó képviselő-testületi döntéseket, közreműködik a határozatok és rendeletek végrehajtásában.
- Felügyeli és ellenőrzi az egészségügyi alapellátás körébe tartozó háziorvosi, házi gyermekorvosi, fogorvosi, ügyeleti, védőnői, iskola-egészségügyi feladatellátást.
- Felügyeli és ellenőrzi az önkormányzati tulajdonban lévő járóbeteg szakellátást nyújtó egészségügyi intézmény működését.
- Együttműködik a betegjogi képviselővel, közreműködik a betegjogi panaszok kivizsgálásában.
- Az egészségügyi feladat- és hatáskör ellátása során együttműködik a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Kormányhivatal Kisvárdai Járási Hivatalának Népegészségügyi Osztályával.
- Közreműködik az önkormányzati intézmények foglalkozás-egészségügyi ellátásának megszervezésében.
- Ellátja a rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény megállapítására irányuló kérelmek elbírálását, nyilvántartását.
- Kiegészítő gyermekvédelmi támogatás megállapítása, megszüntetése.
- Ellátja a hátrányos helyzet megállapításával összefüggő hatósági feladatokat.
- Ellátja a szünidei gyermekétkeztetés biztosításával összefüggő hatósági feladatokat, közreműködik annak megszervezésében, lebonyolításában.
- Ellátja a hátralékkezelési szolgáltatással összefüggő hatósági feladatokat.
- Döntésre előkészíti a települési gondozási támogatás iránti kérelmeket.
- Közreműködik az iskoláztatási támogatás előkészítésében, a jogosultak részére történő megállapításban.
- Közreműködik a karácsonyi támogatás előkészítésében, a jogosultak részére történő megállapításában.
k/ Ipari-, kereskedelmi tevékenység ellátása során
- Ellátja az üzletek működésével, nyitva tartásával és tevékenységének ellenőrzésével, valamint a telepengedélyezéssel és a telep létesítésének bejelentésével kapcsolatos elsőfokú hatósági feladatokat.
- Együttműködik a Fogyasztóvédelmi Felügyelőséggel.
- Zenés, táncos rendezvényekre rendezvény-tartási engedélyt ad ki,
- Engedélyezi vásár rendezését, piac tartását, azokat nyilvántartásba veszi.
- Nyilvántartást vezet a kereskedelmi és nem kereskedelmi célú szálláshelyekről, illetve a fizető vendéglátó kereskedelmi szálláshelyekről.
3.3.3. Lakosságszolgálati Osztály:
Az osztály tevékenységét a jegyző felügyeli.
Az osztály főbb feladatai:
- Igazgatási tevékenysége során ellátja az anyakönyvi igazgatással kapcsolatos feladatokat,
- Személyi adat- és lakcímnyilvántartással kapcsolatos feladatok ellátásaa polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló 1992. évi LXVI. törvény alapján.
- Általános igazgatás (birtokháborítás);
- Katasztrófa védelmi feladatok,
- Állategészségüggyel, növényvédelemmel kapcsolatos feladatok;
- vízügyi-, környezet- és természetvédelmi, ipari- és kereskedelmi, út ügyi és földművelésügyi hatósági feladatok;
- közlekedési igazgatással kapcsolatos feladatok
- kommunális igazgatással kapcsolatos felügyeleti feladatok;
- az önkormányzati szociális hatósági feladatok: települési lakásfenntartási támogatás, rendkívüli települési támogatás, temetési segély, köztemetés, kamatmentes kölcsön, rendszeres gyógyszertámogatás, iskoláztatási támogatás, karácsonyi támogatás, kelengyetámogatás, szociális tüzelő támogatás, megélhetést elősegítő természetbeni támogatás.
a/ Anyakönyvi ügyintézés során ellátja az anyakönyvekről és a házasságkötési eljárásokról szóló jogszabályokban meghatározott feladatokat
- születési, házassági, halotti anyakönyvezés, az ezzel összefüggő statisztikai jelentés továbbítása;
- családi események megünneplésének szervezése és lebonyolítása;
- állampolgársági eskü/fogadalom szervezése és lebonyolítása
- teljes hatályú apai elismerő nyilatkozat felvétele.
b/ Általános igazgatási tevékenység ellátása során:
- szakértőt rendel ki a vadkár megállapítására irányuló eljárásban, végzi a vadkár rendezésével kapcsolatos tevékenységet,
- átveszi a talált tárgyakat, biztosítja azok kezelését és értékesítését a gondnoki faladatot ellátó ügyintézővel együttműködve,
- ellátja hagyatéki ügyben a hagyatéki leltárak felvételét, a hagyatékhoz tartozó vagyontárgyak biztosításával kapcsolatos feladatokat,
- a hagyatéki eljárás befejezésekor az érték- és vagyontárgyakat átadja a jogszabály által meghatározott örökösnek,
- kiadja a hatósági bizonyítványokat,
- gondoskodik a hirdetmények kifüggesztéséről és záradékolásáról,
- választók nyilvántartásának karbantartása,
- közreműködik a népszámlálás előkészítésében, lebonyolításában.
c/ Katasztrófa védelemmel kapcsolatos feladatok
- Ellátja a jogszabályokban önkormányzatra és a polgármesterre háruló katasztrófák elleni védekezésre való felkészülési, védekezési, helyreállítási szakmai feladatokat, továbbá rendvédelmi és honvédelmi feladatokat.
- Ellátja az első fokú polgárvédelmi hatósági jogkörrel kapcsolatos feladatokat
d/ Állategészségüggyel kapcsolatos feladatok:
- a bejelentési kötelezettség alá tartozó állatbetegségek gyanúja esetén a hatósági állatorvos intézkedéséig ideiglenes korlátozó intézkedések megtétele;
- az állandó és a vándorméhészek nyilvántartásának vezetése,
- jegyzői hatáskörbe tartozó állatvédelmi feladatok ellátása, ebek összeírása.
e/ Növényvédelemmel kapcsolatos hatósági feladatok:
- Ellátja a Kormány által kijelölt élelmiszerlánc felügyeleti szervként előírt, a növényvédelmi tevékenység keretében belterületen a károsítók elleni védekezési kötelezettség betartásának ellenőrzésével, illetve a közérdekűvédekezés elrendelésével kapcsolatos feladatokat.
- Ellenőrzi a növényvédelmi tevékenység keretében a belterületen a károsítók elleni védekezési kötelezettség betartását.
- Ellátja a parlagfű elleni közérdekű védekezéssel kapcsolatos hatósági feladatokat.
- Közterületen engedélyezi fás szárú növény kivágását, kötelezi a kérelmezőt a kivágott fa pótlására, megtilthatja a fa kivágását, ha annak további fenntartása indokolt.
f/ Az önkormányzati feladatkörök ellátásához kapcsolódó hatáskörökben történő közreműködés
- Előkészíti a Képviselő-testület és a bizottságok elé megtárgyalásra kerülő feladatkörébe tartozó előterjesztéseket.
- Gondoskodik a Képviselő-testület és a bizottságok döntésének végrehajtásáról.
g/ Környezet- és természetvédelemmel kapcsolatos feladatok
- Ellátja a környezet- és természetvédelemmel kapcsolatos jogszabályokban meghatározott önkormányzati, hatósági feladatokat.
- Javaslatot tesz a helyi jelentőségű természeti értékek védetté nyilvánítására, megóvására, őrzésére, valamint esetleges helyreállítására teendő intézkedésekre, gondoskodik végrehajtásukról.
- A helyi védelem alatt álló természeti területeken a jogszabályban előírtak teljesítését korlátozhatja a közlekedést és az ott tartózkodást ellenőrizheti.
- Javaslatot tesz a területeken zajvédelmi szempontból fokozottan védetté nyilvántartásra, csendes övezet kialakítására, a helyi zaj- és rezgésvédelmi szabályok megállapítására.
- Zaj-, illetve rezgésbírság fizetésére kötelezi az üzemeltetőt, illetve a kivitelezőt, ha a számára megállapított zajkibocsátási határértéket nem tartja be, illetve a megengedett rezgés terhelési határértéket túllépi.
- Zaj- és rezgésvédelmi ügyekben I. fokú hatósági jogkört gyakorol, határozattal megállapítja a zajkibocsátási határértéket.
- Ellenőrzi az avar- és kerti hulladék égetésére vonatkozó levegővédelmi követelmények betartását.
-Segítséget nyújt az önkormányzati intézményeknek a levegőtisztaság-védelmével és környezetvédelemmel kapcsolatos jogszabályok betartásában.
- Javaslatot tesz az önkormányzat környezetvédelmi alapjának felhasználására.
- Hulladékgazdálkodási ügyekben I. fokú hatósági jogkört gyakorol.
- A települési önkormányzat hulladékgazdálkodási tárgyú rendeleteinek tervezetét a szomszédos és az intézkedéssel érintett más települési önkormányzatoknak, a megyei önkormányzatnak tájékoztatásul, a környezetvédelmi felügyelőségnek véleményezésre megküldi.
h/ Közlekedési- és vízügyi igazgatással kapcsolatos feladat- és hatáskörök
- Ellátja a jogszabályban meghatározott közlekedési és vízügyi igazgatással kapcsolatos feladatokat;
- közlekedési feladat ellátása során a közút kezelőjének megkeresésére útügyi hatósági tevékenységet kezdeményez, közútkezelői hozzájárulásokat ad ki,
- ellátja az önkormányzati hatáskörbe utalt közúti közlekedési tevékenységet a helyi közutak és közforgalom elől el nem zárt magánutak tekintetében, ha a jogszabály másként nem rendelkezik;
- a közlekedés biztonsága érdekében az építmény vagy az útcsatlakozás megszüntetését kezdeményezi;
- ellátja a jogszabályban meghatározott vízügyi igazgatással kapcsolatos feladatokat;
- kötelezheti a tulajdonost az akna megépítésére, illetőleg átalakítására, ha a házi csatorna az elfolyó szennyvíz ellenőrzésére alkalmas aknával nincs ellátva, vagy a meglévő akna nem megfelelő;
- engedélyezi a szennyvíztisztító berendezés létesítését, átalakítását, megszüntetését, az engedély nélkül megépített berendezések létesítőjét kötelezi azok elbontására;
- engedélyezi a vízjogi engedélyezési kötelezettség alá nem tartozó kisebb vízi-munkák és vízi-létesítmények, kizárólag házi, kommunális szennyvíz elszikkasztását szolgáló létesítmény megépítését, használatbavételét, átalakítását és megszüntetését, kizárólag házi vízszükséglet biztosítására szolgáló kút létesítését;
- helyi vízgazdálkodási feladatokkal kapcsolatos hatósági hatáskörében külön jogszabályban meghatározott csatornabírságot szab ki, vízfogyasztási keretet állapít meg,
- vízjogi engedélyezési kötelezettség alá tartozó vízmunkálatoktól eltekintve dönt a természetes lefolyás biztosításáról, vagy az eredeti állapot helyreállításáról.
i/ Földművelésügyi igazgatással kapcsolatos feladat- és hatáskörök
- Ellátja a jogszabályban meghatározott földművelésügyi feladatokat.
j/ Ipari- és kereskedelmi igazgatási feladatok
- Ellátja a bányászatról szóló törvényben a jegyző hatáskörébe utalt feladatokat.
- Villamos energia felhasználásával kapcsolatos feladatai ellátása során az Áramszolgáltató Vállalattal a közvilágítási szolgáltatás végzésére elkészíti a szerződés tervezetet.
- Elfogadja és jóváhagyja a közvilágítás kivitelezési tervét, ellenőrzi a közvilágításra vonatkozó kötelező előírások megtartását.
- Villamos mű létesítésével kapcsolatos előmunkálatokról az érintett ingatlanok tulajdonosát értesíti, és az előmunkálatok tényét a helyben szokásos módon hirdetményben közzéteszi.
- Dönt villamos mű elhelyezése céljára használati jog engedélyezése felől.
- Önkéntes fogyasztói hozzájárulásból megvalósuló hálózatfejlesztés esetén megállapítja az egy fogyasztási helyre jutó hozzájárulás mértékét, befizetésének módját és határidejét.
- Összegyűjti és közli az áramszolgáltatóval, a hálózatfejlesztéssel kielégíthető villamos teljesítmény igényeket, egyidejűleg költségelőirányzatot kér.
- Megrendeli a hálózatfejlesztést.
- Ellátja a gázenergia felhasználásával kapcsolatos jogszabályban meghatározott feladat- és hatásköröket.
k/ Kommunális igazgatással kapcsolatos felügyeleti feladatok
- Ellátja a jogszabályban meghatározott kommunális igazgatással kapcsolatos feladatokat
- Előkészíti a kommunális igazgatással kapcsolatos rendelet-tervezetet, és gondoskodik az abban foglaltak végrehajtásáról.
- Engedélyezi a települési folyékony hulladékok leeresztő helyen történő elhelyezését, kijelöli a veszélyes hulladéklerakó helyet, valamint a települési szilárd hulladék elhelyezésére és ártalmatlanítására a lerakóhelyet.
- Előkészíti a városi köztisztaság, parkfenntartás, szemétszállítás, hószolgálat, temető üzemeltetés ellátására kiírt pályázatokat, majd a nyertes pályázóval kötendő szerződés-tervezeteket, és évente a szerződéshez tartozó feladattervet és árat a szakbizottságokkal egyeztetve döntésre készíti elő. Folyamatosan ellenőrzi aszerződések teljesítését, igazolja a szakmai teljesítéseket
- Felügyeli az önkormányzat kezelésében lévő közhasználatú zöldterületek fenntartását, hasznosítását.
- Ellenőrzi a köztisztasággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítését, irányítja a közterület-felügyelőket.
- Közreműködik a városüzemeltetési feladatok ellátásban, segíti a közszolgálati menedzser munkáját,
l/ Közterület-használattal kapcsolatos feladatok:
- A közterület használatával kapcsolatos feladat ellátása során elkészíti a közterületek használatának szabályozására és a díj fizetésének megállapítására vonatkozó rendelet-tervezetet;
- A közterület használatról szóló rendelet alapján döntésre előkészíti a közterület használat engedélyezését, a használati díj mértékét és fizetési módját;
- Intézkedik a jogellenesen igénybe vett közterület-használat esetében;
- Közérdekből előkészíti a közterület-használat megszüntetését, kezdeményezi az engedély visszavonását, ha nem az engedélyben meghatározott célra és módon történik a közterület használata.
- Nyilvántartja és figyelemmel kíséri a közterület használati díj beszedését, kezdeményezi a hátralék behajtását.
- Irányítja a Hivatalban alkalmazott közterület-felügyelő tevékenységét, s e feladat ellátása kapcsán a közterület-felügyelők az alábbi feladatokat látják el:
- a közterületek jogszerű használatának, a közterületen folytatott engedélyhez, illetve útkezelői hozzájáruláshoz kötött tevékenység szabályszerűségének ellenőrzése;
- a közterület rendjére és tisztaságára vonatkozó jogszabály által tiltott tevékenység megelőzése, megakadályozása, megszakítása, megszüntetése, illetve szankcionálása;
- közreműködés a közterület, az épített és a természeti környezet védelmében;
- közreműködés a közrend, a közbiztonság védelmében;
- közreműködés az önkormányzati vagyon védelmében;
- közreműködés a köztisztaságra vonatkozó jogszabályok végrehajtásának ellenőrzésében;
- közreműködés állat-egészségügyi és eb-rendészeti feladatok ellátásában.
m/ Szociális feladat- és hatáskörök
- Döntésre előkészíti a települési lakásfenntartási támogatás iránti kérelmeket.
A kérelmek elbírálását követően tájékoztatja a Kincstár, Jogi és Adóosztályt a megállapított támogatásokról.
- Kapcsolatot tart a közszolgáltatókkal a támogatás megállapítása céljából.
- Az önkormányzati rendeletben előírt szabályok betartásával rendkívüli települési támogatás megállapítását készíti elő, a jogszabályi feltételeknek meg nem felelő kérelmek esetében elkészíti az elutasító döntés – tervezeteket.
- A gyógyszerkiadások mérséklésére rendszeres gyógyszertámogatás iránti kérelmeket fogad és készíti elő a döntéseket.
- A Képviselő-testület döntése alapján lebonyolítja az iskoláztatási támogatás megállapításával kapcsolatos feladatokat.
- A Képviselő-testület döntése alapján lebonyolítja a karácsonyi támogatás megállapításával kapcsolatos feladatokat.
- Kelengye támogatást állapít meg kérelemre, jövedelmi helyzettől függetlenül annak a Kisvárda városban – a kérelem beadásától számított legalább 36 hónapja – állandó lakóhellyel rendelkező és Kisvárdán a születéskor életvitelszerűen élő édesanya részére, akinek gyermeke élve született, ha a gyermek a kérelem beadásakor életben van.
- Köztemetést rendel el, ha az elhunyt személy eltemettetésére köteles hozzátartozó nincs, és az elhunyt személy vagyonnal nem rendelkezik.
- Előkészíti a Városüzemeltetési, Szociális és Egészségügyi Bizottság hatáskörébe tartozó szociális tüzelő támogatás iránti kérelmeket.
- Munkavégzése során kapcsolatot tart a szociális és egészségügyi szervekkel.
n/ Gyermekek védelmével és gyámügyi igazgatással kapcsolatos feladatok
- rendkívüli gyermekvédelmi támogatás megállapítása,
- gyámsági, gondnoksági ügyekben környezettanulmány készítése.
o/ Önkormányzati lakás és nem lakás céljára szolgáló helyiségekkel, ingatlanokkal kapcsolatos feladatok
- A rendeletek, határozatok alapján döntésre előkészíti a lakásgazdálkodással, a lakásbérleti jogviszony közös megegyezéssel történő megszűntetéséhez való hozzájárulással, önkormányzati bérlakások újrahasznosításával, pályázati eljárás nélküli bérlőkijelöléssel, önkormányzati bérlakás bérlőjével tartási szerződés megkötéséhez való hozzájárulással, a bérlő által megvásárolt önkormányzati bérlakásra bejegyzett elidegenítési és terhelési tilalom törléséhez történő hozzájárulással kapcsolatos ügyeket.
- Nyilvántartásba veszi a szükséglakás, illetve a cserelakás iránti kérelmeket.
- Vezeti az önkormányzati bérlakások nyilvántartását.
- Üresedésre kerülő önkormányzati bérlemények visszavétele a volt bérlőtől.
- Lakásbérleti szerződések megkötésének előkészítése.
- Lakásbérlemény, leltár felvétele, szükség szerint ellenőrzése.
- Együttműködik az önálló bírósági végrehajtóval, részt vesz a helyszíni cselekményekben.
- A földdel kapcsolatos feladat – ellátás során részt vesz a közigazgatási, belterületi és zárkerti határvonalak megállapításával és azonosításával kapcsolatos hatósági eljárásban.
- Előkészíti az önkormányzat tulajdonában lévő belterületi és zártkerti ingatlanok hasznosításáról (értékesítés, bérbeadás) szóló döntéseket, gondoskodik azok végrehajtásáról.
- Előkészíti a nem lakás céljára szolgáló helyiségek kezelésével, bérbeadásával kapcsolatos döntéseket, gondoskodik azok végrehajtásáról.
- Közreműködik a városüzemeltetési feladatok ellátásában.
3.3.4. Kincstári, Jogi és Adóosztály:
Az osztály tevékenységét a jegyző felügyeli.
Az osztály főbb feladatai:
Az önkormányzat költségvetésének elkészítésével, a gazdálkodással, a helyi adózással, könyveléssel, nyilvántartással, önkormányzati vagyonnal, lakás- és helyiséggazdálkodással kapcsolatos feladatok, közreműködés a belső ellenőrzési feladatok végzésében.
A Szociális és Gyermekjóléti Intézményfenntartó Társulás költségvetését, zárszámadását, évközi beszámolót és az azzal kapcsolatos könyvelési, adminisztrációs feladatokat elkészíti az Áht. és más jogszabályokban foglaltak szerint.
a/ A költségvetési, gazdálkodási feladatok
- Elkészíti a település éves költségvetési koncepciójának, költségvetésének tervezetét figyelemmel a képviselő-testület gazdasági programjában foglaltakat, valamint az évente elfogadott költségvetési koncepcióra.
- A költségvetés készítése folyamán a Hivatal szervezeti egységeinek vezetőivel együttműködve koordinálja az önkormányzati intézmények tervezési munkáit.
- A jóváhagyott költségvetés irányszámaihoz igazodva gondoskodik az eredményes gazdálkodásról a képviselő-testület, illetve a polgármester intézkedései alapján.
- Előterjesztés-tervezetet készít a költségvetés módosítására és pótelőirányzat engedélyezésére, a jóváhagyást követően gondoskodik ezek átvezetéséről.
- Előkészíti a képviselő-testület és az önkormányzat bizottságai elé megtárgyalásra kerülő pénzügyi vonatkozású előterjesztéseket.
- Gondoskodik a képviselő-testület és a bizottságok döntéseinek végrehajtásáról.
- Bonyolítja az intézmények finanszírozását, figyelemmel kíséri az előirányzatok alakulását.
- Gondoskodik az állami támogatások megigényléséről, lehívásáról, azok évközi módosításáról az intézmények, valamint az intézményirányítói feladatot ellátó osztály közreműködésével.
- Naprakészen követi az önkormányzati számlák alakulását, fizetési kötelezettségeinek teljesítését.
- Szükség esetén operatív intézkedéseket kezdeményez a pénzügyi tranzakciók lebonyolítása érdekében.
- A Hivatal házipénztárában biztosítja a mindenkor szükséges készpénzt.
- Gondoskodik a szociális célú kifizetések Magyar Államkincstár Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Igazgatóságtól /MÁK/ történő visszaigényléséről, év végi elszámolásáról és visszafizetéséről.
- Elkészíti a jogszabályon alapuló jelentéseket, statisztikákat és határidőben megküldi az érintettek részére.
A bérszámfejtéshez szükséges adatokat, okmányokat megküldi aMÁK-nak, ezen belül:
- havonta változásjelentés a keresőképtelen állományba vett dolgozókról,
- eseti gyakorisággal az illetményelőleg levonási bizonylatokat.
- Gondoskodik a bér- és bérjellegű kifizetések fedezetének biztosításáról, bonyolítja ezek kifizetését, elvégzi a házipénztárból a bérjellegű járandóságok számfejtését, kifizetését.
- Vezeti a bérnyilvántartást, kiállítja a szükséges keresetigazolásokat.
- Gondoskodik a beérkező számlák alapján azok kiegyenlítéséről, a szerződéses kötelezettségekből eredő átutalások teljesítéséről.
- A munkáltató által nyújtott lakásépítési kölcsönt átutalja a Kereskedelmi és Hitel Bank részére, arról naprakész nyilvántartást vezet és a számlaegyenleg alakulását figyelemmel kíséri.
- Gondoskodik a munkáltató által nyújtott szociális kölcsön kifizetéséről, arról naprakész nyilvántartást vezet, a számlaegyenleg alakulását figyelemmel kíséri.
- A közterület-foglalási határozatok alapján nyilvántartja a fizetési kötelezettséget, a hátralékosok jegyzékét megküldi a Polgármesteri Hivatal Lakosságszolgálati Osztályának. A közterület használati díjak befizetéséről számlát állít ki és a hátralékosokat negyedévente felszólítja a befizetésekre,
- Végzi a szigorú számadású nyomtatványok kezelését, megfelelő nyilvántartását
- Készpénzellátmányt biztosít az erre feljogosított köztisztviselők részére, s a felhasználásról elvégzi az elszámoltatásukat.
- Közreműködik a cél- és címzett támogatással kapcsolatos pályázatok előkészítésében, elvégzi az elnyert pályázati összeg lekérését, majd közreműködik a megvalósított beruházás aktiválásában az érintett osztállyal, vagy intézménnyel. A pénzügyi felhasználás alakulását folyamatosan nyilvántartja és annak alakulásáról a polgármestert rendszeresen tájékoztatja.
- Előkészíti a hitelfelvételi kérelmet, a felvett hitelek visszafizetéséről nyilvántartást vezet.
b/ Könyveléssel, nyilvántartással kapcsolatos feladatok
- Végzi az önkormányzat, az önkormányzat intézményeinek pénzforgalmával kapcsolatos valamennyi tranzakció számítógépes könyvelését, kontírozását.
- Költségnemenként és szakfeladatonként pontos könyvelési információt biztosít hetente a hivatali vezetés részére.
- Végzi a központi költségvetési hozzájárulás könyvelését, az önkormányzati hatáskörbe tartozó ügyletek pénzforgalmához kapcsolódó befizetések és kifizetések rögzítését.
- Az intézmények által beküldött havi információs jelentéseket összesíti és elvégzi az önkormányzati szintű információs jelentés megküldését a MÁK részére.
- Gondoskodik az ÁFA bevallásáról, az önellenőrzésről, elkészíti a havi szintű ÁFA bevallást. A Nemzeti Adó és Vámhivatallal tartja a kapcsolatot, különböző bevallásokat és igazolásokat elektronikus úton bekér és kér a hivataltól.
- A szennyvíz-érdekeltségi hozzájárulásról igazolást állít ki az ügyfelek részére,
- Figyelemmel kíséri az adójogszabályok /helyi adók, központi adónemek/ változásait és azoknak az önkormányzatot érintő végrehajtására a tisztségviselőktől intézkedést kezdeményez.
- Az intézményi beszámolókat összesíti, az egyezőségeket ellenőrzi, az önkormányzati szintű féléves, illetve éves beszámolót megküldi a MÁK részére.
- Végzi a közműfejlesztési hozzájárulások igénylését a MÁK-tól és az ügyfelek részére történő továbbítását,
- Gondoskodik a számlák összeszereléséről, a szerződés, megállapodás, utalványrendelet bankiterhelési értesítő alapján.
- Figyelemmel kíséri a függő bevételeket és függő kiadásokat, azok rendezésére intézkedést kezdeményez.
- Pénzügyi vonatkozásban közreműködik a beruházások előkészítésében és a számlák utalásában a pénzügyi kifizetésekről analitikát vezet.
- Az önkormányzatot illető követelések behajtására és a behajthatatlan követelések rendezésére intézkedést kezdeményez.
- A hatályos szerződések és megállapodások alapján határidőre elkészíti, és az érdekeltnek megküldi a számlákat, illetve gondoskodik az önkormányzatot terhelő számlák határidős kiegyenlítéséről. Akadály esetén soron kívüli jelzéssel él a polgármester felé.
- Az önkormányzatot terhelő hosszú- és rövid lejáratú hitelek határidőben történő törlesztését előkészíti, akadály esetén soron kívüli jelzéssel él a polgármester felé.
- A Hivatal Polgármesteri Kabinetjével közösen végzi a leltározási, selejtezési feladatokat.
c/ Belső ellenőrzéssel kapcsolatos revizori feladatok ellátása körében:
- Előkészíti az önkormányzat képviselő-testülete részére az éves belső ellenőrzési tervet.
- Előkészíti a belső ellenőrrel kötendő megbízási szerződést.
- Kapcsolatot tart a belső ellenőrrel és segítséget nyújt az ellenőrzési feladatok
elvégzéséhez.
-Előkészíti az éves ellenőrzési jelentéseket a képviselő-testület részére történő megtárgyalás céljából, szüksége esetén intézkedési tervet készít a hiányosságok megszüntetésére.
d/ Az önkormányzati vagyonnal, vagyongazdálkodással kapcsolatos feladatok
- Gondoskodik az állami tulajdonú ingatlanok vagyonkezelésbe vételéről szóló döntések végrehajtásáról, nyilvántartásáról, kincstári, vagyonkataszteri, jelentést készít, az adatszolgáltatásokat megküldi az MNV Zrt. részére.
- Vezeti az önkormányzat ingatlan vagyonkataszterét, azok értékét, a vagyonkataszter nyilvántartásának megfelelően rögzíti a vagyonváltozást.
- Elkészíti a vagyonkataszterrel kapcsolatban előírt adatszolgáltatást, az önkormányzat tulajdonában lévő ingatlanokról.
- Gondoskodik a vagyonkataszter folyamatos karbantartásáról, elkészíti az üzemeltetésre átadott vagyon éves értékcsökkenésének elszámolását.
- Évenként egyeztet az intézményekkel a vagyonkataszter adatainak pontosítása érdekében, az aktiválásra kerülő beruházások értékét az önkormányzati rendeletben foglaltaknak megfelelően a vagyonkataszterben átvezeti, gondoskodik a beruházások földhivatali nyilvántartásának átvezetéséről.
- Közreműködik az önkormányzat vagyongazdálkodásáról szóló rendeletben meghatározott feladatok előkészítésében, a döntések végrehajtásában.
e/ Helyi adózással kapcsolatos feladatok
- A helyi adókról szóló törvény és az önkormányzati képviselő-testület rendelete alapján végzi a kivetéssel, a bevallások alapján történő adó megállapításával, adókönyveléssel, nyilvántartással, adóbehajtással kapcsolatos feladatokat.
- Figyelemmel kíséri az adószámlák egyenlegét, a számlapénz felhasználását.
- Az adószámlákra befolyt bevételt havonta jogcímenként átutalja, az átfutó tételeket rendezi.
- Számítógépes adókönyveléssel nyilvántartja az adózási kötelezettséget, valamint annak teljesítését adóalanyonként, adónemenként.
- Gondoskodik a változások /törlés, pótelőírás/ átvezetéséről.
- Az idegen helyről behajtásra kimutatott tartozásokat nyilvántartja, biztosítja annak behajtását.
- Vezeti az adók módjára behajtandó szabálysértési bírságok nyilvántartását, az átutalt bírságot a határozatokra rávezeti, havonta visszaigazolást készít a kiszabó hatóságnak.
- Évente törzsadat karbantartást végez az adatállományban, rendezi a törzsszámlákat a MÁK által elkészített kimutatás alapján.
- Az adópótlék-mentes befizetési határidőben felhívásokat tesz közzé, és befizetési csekket küld az adózóknak, a határidő lejárta után értesíti a tartozásokról.
- A hagyatéki eljárási ügyekben és jogszabályban meghatározott esetekben adó- és értékbizonyítványt készít, azt nyilvántartásba veszi.
- Az ingatlan-nyilvántartásban átvezeti a tulajdonos változást a telekkönyvi értesítés alapján.
- Az adófelügyelőség megkeresésére környezettanulmányt készít, jegyzőkönyvet vesz fel.
- A rendőrség részére vagyoni igazolást ad ki.
- A bíróság részére költségmentességi nyilatkozatokat záradékol.
- Az illeték részletfizetési és méltányossági ügyekben környezettanulmányt készít, melyet az Illetékhivatalhoz továbbít.
- Hitelesíti az idegenforgalmi adóalap megállapításához szükséges vendégkönyvet.
f/ Egyéb feladatok:
- Gondoskodik az egyes szociális ellátások illetékesek részére történő utalásáról a Lakosságszolgálati Osztálytól és az Önkormányzati és Intézményirányító Osztálytól kapott jegyzék alapján.
- Végzi a szennyvíz-hozzájárulás analitikus nyilvántartását, könyvelését, gondoskodik a behajtásról.
- Végzi a közműfejlesztési hozzájárulás évenkénti elszámolását, jóváírását, gondoskodik a közműfejlesztési hitel nyilvántartásáról, időbeni utalásáról.
- Végzi az utólagos közmű-rákötések nyilvántartását /ivóvíz, szennyvíz, gáz/, gondoskodik a visszaigénylésről és a kedvezmény visszautalásáról.
- A cél- és címzett, valamint a központosított előirányzatok igénybevételére irányuló pályázatok előkészítése, összehangolása, felterjesztése. Sikeres pályázat esetén annak megvalósításában az érintett osztállyal, intézménnyel együttműködik.
- Ellátja a helyi vízgazdálkodási hatósági jogkörbe tartozó szennyvízelhelyezéshez kapcsolódó talajterhelési díjjal kapcsolatos adóztatási feladatokat.
- Ellátja a lakás- és helységgazdálkodással kapcsolatos pénzügyi, előírási, számlázási feladatokat.
- Az Európai Uniós és más pályázatok előkészítése, a hazai és nemzetközi támogatási források igénylése, pénzügyi elszámolása.
- Működteti a Közös Önkormányzati Hivatal székhely település házi pénztárát, ellátja a napi pénzkezelési teendőket.
IV.
Záró rendelkezések
1./ Ez a szabályzat 2020. június 9. napján lép hatályba.
Hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a Kisvárdai Közös Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatának elfogadásáról szóló 206/2013.(X.30.) ÖKT határozat és az ezt módosító 18/2016. (I.29.) ÖKT. határozat.
Leleszi Tibor
polgármester
- Kategória: Adattár
Önkormányzat 
