A Polgármesteri Kabinet feladatai
3.3.1.1. A szervezeti egység elnevezése:
Kisvárda Város Polgármesteri Hivatala Polgármesteri Kabinet (Kabinet)
3.3.1.2. Jogi személyisége:
A kabinet a Polgármesteri Hivatal önálló jogi személyiséggel nem rendelkező egysége, melynek feladatai, működésének általános szabályait jelen szabályzat tartalmazza.
3.3.1.3. A kabinetet a polgármester irányítása mellett a kabinetvezető vezeti. A kabinet vezetője és tagja/i politikai főtanácsadói, politikai tanácsadó státuszban is tevékenykedhet/nek. A kabinet köztisztviselői felett – kivéve a politikai főtanácsadó, politikai tanácsadó – a jegyző gyakorolja a munkáltatói jogokat.
A politikai főtanácsadó, politikai tanácsadó felett a munkáltatói jogokat a polgármester gyakorolja. A kabinet referensi rendszerben működik.
3.3.1.4. A kabinet által ellátandó feladatok:
a/ polgármesteri titkárság
b/ kommunikáció-marketing
c/ nemzetközi és társadalmi kapcsolatok
d/ pályázati feladatok
e/ stratégiai feladatok
a/ Titkársági feladatok:
- A kabinet segíti a polgármester, alpolgármester (továbbiakban: tisztségviselők) munkáját, ellátja az ezzel összefüggő szervezési, technikai és adminisztrációs feladatokat, ennek keretében a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységeitől adatot, információt kérhet, s azt a tisztségviselők rendelkezésére bocsátja.
- Szervezi a tisztségviselők politikai, önkormányzati, kulturális és egyéb, a várost érintő programjait. Ellátja a tisztségviselők melletti titkársági ügykezelési, ügyviteli feladatokat.
- Háttéranyagok, összegző anyagok készítésével segíti a tisztségviselők munkáját, amelyhez információt kérhet a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységeitől.
- Figyelemmel kíséri a tisztségviselők feladatkörébe tartozó ügyek intézését, döntések végrehajtását.
- Kapcsolatot tart a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységeivel, tájékozódik az ott folyó munkáról, adatokat, háttéranyagokat kérhet tőlük.
- Figyelemmel kíséri a tisztségviselők napi, heti, havi és hosszabb-távú hivatali programját és azok előkészítéséről gondoskodik.
- Figyelemmel kíséri a polgármesteri és alpolgármesteri fogadónapon felvett panaszügyek intézését.
- Bonyolítja a tisztségviselőkhöz érkező vendégek, ügyfelek fogadását.
- Előkészíti a tisztségviselői értekezleteket, közreműködik az ott született döntések végrehajtásában.
- Megküldi a tisztségviselők megbízásából a jegyzőhöz, aljegyzőhöz, a szervezeti egységek vezetőihez vagy a hivatali köztisztviselőkhöz, alkalmazottakhoz címzett megkereséseket, utasításokat.
b/ Kommunikáció - Marketing
- Figyeli, elemzi, tervezi a Képviselőtestület és szervei megjelenítését a helyi, megyei és az országos médiában.
- A médiával való kapcsolattartás az önkormányzat tevékenységének nyilvánossága érdekében. Ennek keretében szervezi sajtótájékoztatókat, kapcsolatot tart az önkormányzat intézményeivel, a helyi és megyei médiákkal. Rádió, televízió, nyomtatott sajtó és online sajtó reklámok előkészítése és propagálása érdekében.
- Szerkeszti és működteti a város internetes honlapját (www.kisvarda.hu).
- Marketing eszközökkel segíti a Kisvárdáról alkotott kép folyamatos pozitív irányú javítását. Ennek keretében kiállításokon, bemutatókon való városi, önkormányzati részvétel előkészítése, bonyolítása.
- Előkészíti vagy előkészítteti az illetékes hivatali osztályokon keresztül – a sajtónyilatkozat tervezetét és tisztségviselői egyeztetés után biztosítja a Képviselőtestület és a Polgármesteri Hivatal sajtónyilatkozatainak megjelentetéséről.
- Szerkeszti és működteti a Kisvárda újságot, és gondoskodik a havi rendszerességgel történő megjelenéséről.
- Szervezi és összehangolja az Önkormányzati Képviselőtestület eseményeinek nyilvánosságát.
c/ Nemzetközi kapcsolatok
Előkészíti, felügyeli, közreműködik, segít az önkormányzat nemzetközi kapcsolatainak kialakításával és fenntartásával kapcsolatos feladatok ellátásában.
Ennek keretében:
- Közreműködik az önkormányzat külföldi testvérvárosaival és partnervárosaival kapcsolatos feladatok ellátásában.
- Segíti a külkapcsolatokból adódó végrehajtását.
- Közreműködik a külföldi delegációk fogadásával kapcsolatos feladatok ellátásában.
- Közreműködik a kisvárdai delegációk külföldi kiutazásának szervezésében.
- Segíti az önkormányzati intézmények nemzetközi kapcsolatait.
- Szervezi, vezeti a nemzetközi sajtó konferenciákat, szükség szerint háttéranyagokat készít.
Társadalmi kapcsolatok:
- Ellátja a társadalmi szervezetekkel, egyéb szervezetekkel, más önkormányzatokkal való kapcsolatok és együttműködés szervezését, bonyolítását, koordinálását.
- Közreműködik a kultúrával, turizmussal, idegenforgalommal és marketinggel kapcsolatos önkormányzati feladatok ellátásában.
- A tisztségviselők lakossági, társadalmi kapcsolatainak erősítése érdekében szervezi fogadóóráikat, közreműködik az ott felvetődött problémák megoldásában.
- Biztosítja és közreműködik a civil szervezetekkel való rendszeres kapcsolattartásban.
- Előjegyzi és szükség szerint kiértesíti a tisztségviselők fogadóórájára bejelentkező ügyfeleket.
- Szakmai és lakossági fórumok szervezésével biztosítja a tisztségviselők döntéseinek, elképzeléseinek nyilvánosságát.
d) Pályázati feladatok
- Közreműködik, koordinál az Európai Unió és más pályázati lehetőségek feltárásában.
- Segíti a nem önkormányzati szervekkel közös pályázatok koordinálást.
- Kapcsolatot tart a Regionális és Megyei Fejlesztési Tanáccsal.
- Kapcsolatot tart, együttműködik, koordinál a külső pályázat írókkal és a pályázathoz tartozó illetékes hivatali osztályokkal.
- Közreműködik a területfejlesztési, térségi feladatok ellátásában.
- Koordinálja a fejlesztési célú támogatások pályázatait.
- Elemzi, értékeli a pályázati projektek végrehajtásának tapasztalatait.
- Együttműködik a hivatali osztályokkal, illetve az önkormányzati érdekkörbe tartozó intézményekkel, cégekkel a pályázati kiírások, illetve dokumentációk megfelelő értelmezésében.
e) Stratégiai feladatok
- Részt vesz a tisztségviselői döntést előkészítő javaslatok kidolgozásában.
- Részt vesz a tisztségviselői, illetve önkormányzati szintű elemzések, információs anyagok készítésében, azok összeállításában.
- Közreműködik az országos koncepciók, programok, pályázati kiírások véleményezésében, javaslatok kidolgozásában.
- Részt vesz a települési, fejlesztési programok, akciótervek készítésében, véleményezésében.
- Közreműködik a városfejlesztési projektek előkészítésére vonatkozó javaslatok kidolgozásában.
- Közreműködik a gazdasági programtervezetek kidolgozásában.
- Közreműködik az önkormányzati költségvetési koncepció elkészítésében, a költségvetési javaslat kidolgozásában, a költségvetési-rendelet módosításában.
- Közreműködik a befektető partnerek, külső fejlesztők tájékoztatásában. A projektek megvalósítását akadályozó körülmények elhárításában segítséget nyújt.
- Gondoskodik és koordinálja a feladatait érintő képviselőtestületi döntések végrehajtását.
- Kapcsolatot tart az önkormányzati érdekeltségű gazdasági társaságokkal és intézményekkel.
f) Egyéb feladatok
- A polgármester, alpolgármester, kabinetvezető által meghatározott előterjesztéseket összeállítja.
- Végrehajtja az egyéb, polgármester, alpolgármester, kabinetvezető által meghatározott feladatokat.
3.3.1.5. A kabinet vezetőjének feladatai:
- Felelős a kabinet működéséért, feladatainak szakszerű, törvényes ellátásáért, az utasítások végrehajtásáért, a döntések előkészítéséért.
- A kabinet nevében – és feladatkörében – önálló aláírási joggal rendelkezik.
- Felelős azon testületi anyagok határidőre történő előkészítéséért, melyek előterjesztése a kabinet feladatkörébe tartozik.
- Kapcsolatot tart – feladat és hatáskörében – az önkormányzati intézmények és gazdasági társaságok vezetőivel, a város gazdasági és társadalmi életének meghatározó személyiségeivel, közreműködik a városfejlesztéssel összefüggő döntések, intézkedések előkészítésében, végrehajtásában.
- Eljár a polgármester, alpolgármester/ek nevében vagy megbízásából azok egyedi utasítása alapján.